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A la luz de los procesos

 |   2 de octubre del 2015

El diseño de procedimientos eficientes es el "corazón" de una gestión exitosa de los stocks. Ante la necesidad de operar con productos muy diversos, tanto en sus características particulares como en sus requerimientos específicos, es necesario contar con procesos claros y precisos que, sin dejar lugar a dudas o improvisaciones, guíen el desarrollo de las operaciones de forma dinámica y simple.

De este modo, el verdadero desafío consiste en la correcta evaluación de las necesidades de cada producto y cliente, y en el consecuente diseño e implementación de los procesos que regirán las operaciones. Esta forma de gestionar la complejidad y la diversidad que plantea la administración de inventarios incluye el análisis de las mejores tecnologías disponibles para apoyar cada operación, y la necesidad de contar con personal debidamente capacitado y comprometido con los objetivos y metodologías de la compañía.


Sobre estos temas dialogamos con Carolina Demirjian, Directora de Administración Operativa de I-Flow, quien nos brindó sus experiencias y consideraciones.


Énfasis Logística: ¿Cuáles son las claves para lograr una gestión eficiente de stocks?

Carolina Demirjian: La gestión eficiente de stocks tiene el principal pilar y basamento en los procesos y procedimientos que una compañía logre implementar en la operación. Los sistemas, los recursos humanos, las maquinarias y todo lo que hace al manejo de los stocks no se sustenta si los procesos y procedimientos son vulnerados. La gestión de procesos debe ser el eje que rija la operación y apoyarse en RRHH capacitados y tecnología sólida.


Las decisiones de manejo de stock en general deben ser parametrizadas para lograr una unificación de criterios y operar en forma dinámica y simple sin necesidad de tener que estar “creando” maneras de administrar el stock sobre la marcha.

 

É. L: ¿Qué tipo de sistemas informáticos utilizan para apoyar estos procesos?


C. D: Los sistemas informáticos y su complejidad en la parametrización deben definirse en función del tipo de operación que se realice o bien bajo los objetivos de la empresa que disponga de ellos. No es lo mismo definir y parametrizar un sistema para consumo masivo, alta rotación, vencimientos y lotes, despachos aduaneros asociados, productos en distintas temperaturas, que para operaciones más estáticas o de menor movimiento, o solo de hotelería, o stocks monoproductos sin características especiales para su almacenamiento. En nuestro caso utilizamos un sistema lógico operativo de excelencia (VKM) que cuenta con una importante gama de versatilidad para todos los estadíos que hacen a una operación logística integrada, no solo abarca los procesos operativos, como recepción, piqueo, expedición, transporte y liquidación, sino puntos de control que hacen que nuestros stocks sean confiables. Nosotros aseguramos a través del mismo, no solo el stock como cantidad patrimonial, sino todo su historial por cuestiones de “recall” o trazabilidad.

 

É. L: ¿Con qué equipamientos tecnológicos realizan la identificación y seguimiento de los productos que gestionan?


C. D: A partir de nuestros sistemas, la tecnología implementada con la que operamos es con RFID – radio frecuencia, controles de acceso vía lectura de código de barra, etiquetado de productos. Toda la línea del proceso la manejamos con la identificación del etiquetado a través del RFID. La totalidad de nuestra tecnología apunta a una correcta identificación de los productos en stock, la trazabilidad de los mismos y la facilitación de los inventarios cíclicos, parciales y/o totales. Nuestra principal gestión como operadores logísticos integrales apunta a que todos nuestros clientes, estén “tranquilos y satisfechos” de la custodia que realizamos sobre su stock patrimonial.

 

É. L: ¿Cuál es la trascendencia del personal y su capacitación en este proceso?


C. D: La capacitación y actualización son clave tal como lo expresé en la primera pregunta. El personal, y nuestro personal en particular, esta entrenado de manera correcta para cumplir con los procesos y procedimientos establecidos, que bajo ninguna circunstancia pueden cambiarse. Somos una compañía guiada por procesos. En este punto juega un rol preponderante la definición de un sistema que obligue a seguir una línea de conducta y que proporcione todos los elementos necesarios para una correcta gestión. Contamos internamente con nuestras áreas staff de RRHH, Calidad y Sistemas que están atentas y alertas para la realización de capacitaciones determinadas a nivel global de la compañía y específicas de nuestros colaboradores. Nosotros brindamos una capacitación permanente con evaluaciones y “follow up” de las mismas para ajustar los detalles individuales. Tanto los controles administrativos, los inventarios cíclicos, las estadísticas de mermas, y todo aquellos que nos genere algún tipo de alarma colabora en analizar y corregir cualquier inconveniente o proceso que no esté dentro de la eficiencia buscada.
 
É. L: ¿Operan con productos que presentan dificultades diversas en la gestión de su stocks, como fuertes estacionalidades, preparación de pedidos con valor agregado, refrigerados/congelados, etc.?


C. D: Operamos con productos que tienen todas las características en cuestión, y utilizamos tratamientos diferentes para cada uno de ellos. Pero los procesos siempre están alineados al procedimiento “Madre”, por expresarlo de alguna manera. Nuestra empresa opera con clientes lineales y altamente estacionales, en este ultimo caso cito “Las Pascuas”. Clientes en los diversos nichos de mercado como secos, refrigerados, temperatura controlada, congelados, químicos, peligrosos como también realizamos reprocesos relacionados con viandas que se entregan en aerolíneas comerciales o “co packings” para eventos comerciales o institucionales, entendiendo el alto grado de calidad que demanda este tipo de servicio así como también la eficiencia en el cumplimiento de los tiempos de entrega. Manejamos productos refrigerados con vida útil muy corta lo que significa, mas allá del control permanente de las condiciones de refrigeración, un control exhaustivo en la rotación por fechas de vencimiento que en general no da lugar al error. Haciendo mención a preguntas anteriores, si no contáramos con un sistema confiable, procesos claros y simples, sería muy complejo poder operar con el alto nivel de detalle que este tipo de operaciones demanda.

 

É. L: ¿Con qué nivel de información y actualización cuentan los clientes sobre el stock de sus productos?


C. D: Nuestros clientes disponen de información permanente y según los requerimientos acordados. El envío del stock e información puede ser diario o semanal, vía mail y, a la vez, también disponemos de interfases de transmisión de datos. Cuentan con los movimientos soporte de los resultados de los stocks, tanto de Ingresos, Egresos, logística inversa, etc. con la misma frecuencia. Mensualmente se realizan informes de gestión y estadísticas específicas por cliente. Operamos para que nuestros clientes cuenten con todos los elementos necesarios para dar respuestas inmediatas a la demanda de su negocio. Colaboramos para que no se produzcan quiebres de stock, para que la reposición de productos se realice en tiempo y forma y, por sobre todo, para que estén satisfechos y a través de un servicio de excelencia crezcan en el mercado apoyados por nuestra plataforma operativa.

(*) Redacción Énfasis Logística Sudamérica


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