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A la medida de cada compañía

 |   29 de mayo del 2015

Cada operación presenta sus dificultades, y el análisis de casos particulares resulta un ejercicio enriquecedor sobre el gran abanico de complejidades que enfrentan las empresas en la gestión de sus inventarios, y las diversas herramientas y procesos a los que recurren para lograr operaciones eficientes que acompañen el crecimiento de los negocios.

Muchas veces se cree que hoy en día, con el auge de sistemas informáticos y otras herramientas, el control de stock es un tema ya resuelto. Sin embargo este asunto suele ser más complejo de lo que parece, y muchas PyMEs – ya sea por el tipo de producción que realizan o por su metodología de trabajo – todavía enfrentan una serie de complicaciones. La más habitual es el error humano, aunque también hay sistemas que no cubren todas las necesidades, o producciones tan variadas que resultan complicadas de controlar.

 

COMPLEJIDADES Y SOLUCIONES

 

Eduardo A. Kwiatkowski, Gerente de Planta de Lauda Textil SA, explica que la empresa cuenta con 31.000 ítems, entre productos, avios e hilados.


Lauda Textil se dedica desde 1936 a la fabricación de medias para hombres. Luego fue sumando medias para mujeres y niños, una línea terapéutica de compresión graduada, y en 2014 lanzó una marca de underwear y básicos para ambos sexos. Hoy tiene una fábrica propia en CABA de una hectárea, más de 1700 clientes en todo el país y dos locales propios en CABA. “La gran cantidad de ítems se debe a que por lo general tenemos un mismo artículo en distintos talles y colores”, explica el Gerente. Las medias se guardan en cajas, agrupada por docenas, con una identificación en el frente y un código de barras. Para controlar esa cantidad y variedad de artículos la empresa cuenta con un sistema informático, y si bien es un software estándar, le hicieron algunas adaptaciones para ajustarlo a sus necesidades. “Allí tenemos todos los procesos relacionados: desde que se fabrica la media e ingresa al primer sector productivo, hasta que sale el remito hacia el cliente”, cuenta.

El caso de Fontenla, la fabrica de mobiliario nacional que ya tiene más de 60 años en el mercado, es totalmente diferente ya que no realiza muebles en forma masiva sino que en muchos casos los produce a medida. “Nuestros productos son muy exclusivos. En general solo tenemos un pequeño
stock de cierta mercadería para los clientes que quieren retirar en el momento, o de alguna marca importada”, dice Federico Fontenla, Director General. Esta es la única empresa nacional de roducción integral de diseño de mobiliario y accesorios. Realizó la ambientación y amoblamiento (en el país y en el exterior) de cadenas de hoteles como Alvear, Sheraton, Caesar Park, Hilton, Llao Llao, Sofitel, El Porteño, etc. y hoy tiene seis locales propios, además de un impresionante showroom de 3 pisos (el Fontenla Design Mall) del que los productos exhibidos se pueden retirar en forma inmediata. Para el Director es difícil determinar la cantidad de ítems que hay en su catálogo. “Quizá tenemos 200 modelos de sillas, pero hay stock solo de algunos. Y de éstos puede haber 60 modelos distintos porque tienen diferente lustre, tapizado o terminación…”, dice. Incluso las telas de tapicería se compran según lo que pide cada cliente. “En algunos casos puede haber una cantidad concreta de determinada tela, porque se lanza una promo y está destinada a una cantidad determinada de sofás, pero no son volúmenes muy grandes”, señala. Por ese mismo motivo todavía no utilizan código de barras: hay muchos productos diferentes, y habría que ponerle un código distinto a cada uno… “Todo es especial y a medida, y dependemos mucho de lo humano”, remarca.

 

Para la empresa Oregon Hotel, las cosas también son diferentes. Esta compañía produce sábanas, acolchados, cubrecamas, toallas, cortinas, frazadas, duvet y batas que visten el mercado hotelero de alta gama (uno de cada cuatro habitaciones de hotel lleva su marca). Además cuenta con una tienda boutique en Palermo – donde propone usar en el hogar los mismos productos textiles de los hoteles 5 estrellas -, un local y depósito en Palermo, otro depósito en el centro, y uno más, tercerizado, en
el interior. Tiene un catálogo de más de 1000 productos, en telas importadas como Algodón Egipcio 100% de 600 hilos, Sateen Velvet de 400 hilos y Percal Americano de 200 hilos. La firma tiene en stock unos 3000 códigos y no trabaja con código de barras. “En los productos textiles se puede poner, pero hay que hacerlo en toda la línea de producción: en los talleres, en la distribución y en los puntos de venta … y aunque con ese sistema se simplifican algunas cosas, también puede haber faltas de etiquetado y de confusión”, dice Hernán Levy, Gerente Comercial de la empresa. Oregon utiliza el sistema de gestión Tango y lo complementa con un software propio y planillas Excel inteligentes. Así manejan la solicitud de compra, el ingreso de mercadería y cada salida, porque para garantizar la trazabilidad prefieren no tener ningún comprobante hecho a mano. “Además, con este sistema tenemos la información en forma rápida, resumida y a mano. Tango también lo ofrece pero de una manera tal que hay que sacar informes, buscar, bucear… De esta forma, con sólo abrir una planilla y poner un código, la información salta enseguida”, señala Levy.

 

¿ALGÚN PROBLEMA?

 

Para Fontenla, “lo mas complejo es que la información sea fidedigna. El problema que puedo tener hoy, por ejemplo, es que un vendedor esté vendiendo un sillón que estaba en stock en un local, y de golpe se encuentre con que no está disponible, porque alguien no lo cargó bien. Eso ocurre porque a veces se da de baja una mesa pero en realidad vendieron otra del mismo tamaño”, explica. La empresa realiza un control de stock centralizado y con un responsable, pero la información circula en base a los datos que brinda cada local. Este agente visita cada punto de venta una vez por mes, corroborando que el stock corresponda con lo que se informó y lo que indica su base de datos. “Pero aunque se establecen programas y se organizan planillas, si hay datos mal cargados la información termina siendo nula. Aunque como son los vendedores quienes cargan lo que se vendió, si algo no coincide cuando se plantea la venta o se hace una consulta, en el momento salta a la vista el error”.

 

En Oregon, Levy dice que las dificultades más habituales son las diferencias entre lo que debe haber y lo que efectivamente hay. “A veces hay faltantes y otras hay sobrantes. Son inexplicables, de pronto faltan 100 prendas, de pronto son 10, y no se entiende porqué. La mayoría de las veces es un error de ingreso de código, o de conteo”, explica, y cuenta que desarrollaron un método propio para descubrir los errores: pesquisar. “Analizamos cuándo llegaron esos artículos, quién los recibió, cómo y cuándo los cargó, qué operario usó el sistema… Cuando le consultamos, muchas veces se acuerda: “Ah, si, entró una partida que…” Entonces chequeamos si ese lote está bien etiquetado, y por ahí encontramos que en el taller etiquetaron un color por otro o una medida por otra… Así no nos quedan huecos”, explica.

 

En el caso de Stylo, el año pasado reorganizaron su depósito sectorizándolo por tipo de productos: medias escolares, compresión graduada o terapéuticas, de deportes, de hombres, discontinuos… cada uno en distintos pasillos, para hacer más rápida su identificación. “Lo que nos queda pendiente es que todos los ingresos y egresos salgan con una pistola láser, para no tener que hacer todas las transferencias en la computadora, manualmente”, dice Kwiatkowski. Según el Gerente de planta, uno de los problemas que pueden tener en el manejo del stock es el inventario. “En la mayoría de las fabricas se realiza uno a fin de año, y de éste se sacan resultados positivos o negativos que luego van a analizarse. Pero es muy difícil analizar un movimiento de ocho o diez meses atrás, así que para tener un mejor control nosotros hacemos auditorías diariamente, para cotejar las existencias reales con lo que dice el sistema y ver si coinciden los datos”. La empresa tiene registrados todos los movimientos de entradas y de salidas, y hace controles de stock rotativos.

 

“Diariamente hacemos un listado de cinco o diez productos que tienen mas salida, y chequeamos su existencia y estado. Evaluamos las diferencias si las hay, los movimientos de ingreso o de salida, y si algún movimiento estuvo mal realizado”, explica. El software también indica pases de un sector a otro, así que si en un depósito está faltando mercadería, lo primero que hacen es analizar si hubo un cruce de información, porque muchas veces algún asiento no se realizó. Y lo mismo si sobra mercadería. “Creemos que en este momento, los errores posibles tienen que ver con una falla humana”, insiste.


Todas las cajas están bien identificadas, e incluso cuando salen de producción e ingresan al depósito, identifican la etiqueta que tiene un código especial indicando el día en que se estuvo trabajando. “Esto lo hacemos, mas que nada, porque hay ciertos productos como algunos hilados que no pueden estar guardados mas de dos años dado que se deterioran”, explica.

 

DEDICACIÓN EXCLUSIVA

 

Para las tres empresas, independientemente de los sistemas y controles de ingreso y egreso, una de las claves para el manejo eficiente del stock es tener a una persona dedicada al seguimiento de la mercadería. Levy, de Oregon, agrega: “tenemos a una persona que diariamente está revisando los depósitos y los comprobantes, para ver si hay diferencias. Y si aparecen, analiza por qué se provocaron. Hay controles de stock de cada deposito, con un encargado que está chequeando. Y por otro lado tenemos a un responsable por sobre todos, que chequea si los comprobantes están firmados, si hay transferencias entre depósitos, etc. y unifica todos los controles del
sistema”.


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