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Gestión de inventarios por subcategorías

 |   13 de noviembre del 2015

Son muchas las cadenas de abastecimiento que operan de espaldas al impacto financiero de sus inventarios, por lo que generalmente deben asumir costos adicionales de transferencia y almacenamiento de productos. Más allá de los parámetros genéricos de administración de inventarios, una subcategorización del mismo permite tomar decisiones al considerar su función e importancia dentro de la cadena.

Del área logística no depende la rotación, pero en ella recae la responsabilidad de concentrar y anticipar las variaciones propias de cada artículo. Desarrollar planes de abastecimiento para la optimización de los niveles y tiempo de permanencia de los inventarios dentro de la cadena de suministros, es una práctica que requiere conocer el comportamiento de los artículos; para conseguirlo debemos tomar un punto de partida empleando herramientas como el “ABC” para categorizar la importancia de los materiales y los índices de rotación que nos permitirán potenciar la necesidad de inventario adicional.    


IMPACTO DE LA POLÍTICA DE INVENTARIO


Este indicador empleado inicialmente en el área contable ha sido modificado en esencia y estructura para establecerse en el control y planificación del abastecimiento, en principio su objetivo era medir la liquidez de toda empresa considerando como factores preponderantes al tiempo de permanencia del inventario en el almacén y la frecuencia de reabastecimiento. Estas premisas se mantienen arraigadas en diversos textos y artículos de carácter académico, no obstante este instrumento posee interpretaciones asimétricas sobre su objetivo inicial entre las áreas de la empresa. Para los comerciales la rotación de un artículo se establece por el volumen de venta, mientras un tercer enfoque la define a partir de la frecuencia de despachos, entendiéndose como los más y menos pedidos; por consiguiente la política de inventario cobra un rol preponderante al interior de una empresa, ya que determina, entre otras cosas, el modo de operación, las tecnologías a implementar y los niveles de inversión. Todo artículo de alta rotación está expuesto en mayor probabilidad al quiebre de stock, para aminorar este riesgo es necesario asignar un nivel de seguridad adicional, el cual permite absorber la desviación de la demanda, tiempo de reposición y de los procesos. Del mismo modo en ocasiones el mercado realza variables como la escasez, tipo de cambio, altas tasas de inflación y la desaceleración de la actividad económica, subordinando la necesidad por atenuar la incertidumbre en la disponibilidad del inventario, optándose por decisiones infrecuentes que amplían el nivel de cobertura, asimismo al monitorear la rotación y el ciclo de vida de los inventarios podremos acentuar la capacidad de atención, estructurando objetivos y sin malgastar esfuerzos por alcanzar un nivel de servicio al 100%, caso contrario estaríamos expuestos al excedente de stock en artículos de menor relevancia por su rotación y margen de rentabilidad.

 

UN PASO MÁS


En general, diversas cadenas de suministro tienden a operar de espaldas al impacto financiero del inventario, empleando criterios tan simples como igualar la cobertura para todos los artículos en todos los puntos de almacenamiento, así como, valerse de fórmulas sin comprender las relaciones existentes entre sus variables, parámetros y medidas de desempeño, concentrando en las sucursales de venta un alto nivel de disponibilidad enfocado en el cliente, dejando al centro de distribución desabastecido y desbalanceando el inventario entre los puntos de ventas, generando como resultado que algunos artículos presenten sobre stock en algunas sucursales y quiebres en otras, desafiándose a los costos adicionales por transferencia y de almacenamiento. Son diversas las decisiones genéricas por las cuales podemos optar al categorizar los inventarios, la ley de Pareto se diseñó a mediados del siglo diecinueve y desde aquel entonces esta herramienta nos ha brindado un alcance inicial de la importancia de artículos, que al complementarse con los índices de rotación permite determinar el grado más significativo para la gestión de inventario. Es incorrecto precipitarse al considerar que todo material de baja rotación no debe ser considerado en la empresa, por ello es importante dar un segundo paso al subcategorizarlos a partir de la función que cumple en la empresa.


Al descomponer el inventario encontramos que independiente de la rotación y del grado de importancia por el nivel de inversión y utilidad, los artículos pueden encontrarse en tránsito, cuando estos están moviéndose en la cadena logística a través de las diversas modalidades de transporte e incluso los que se encuentran pendientes de ingreso al almacén, lo que para una empresa importadora representa un costo de oportunidad e inversión cuando el pago al proveedor se realiza antes de embarcar la mercadería en el puerto de origen. Si buscamos reducir la cobertura de este inventario, deberemos optar por el transporte aéreo para acortar el tiempo de reposición, lo que implicaría asumir mayores costos.


INTERPRETAR LA RELEVANCIA


La industria del juguete, la más significativa en los ciclos estacionales, estabiliza sus niveles de cobertura para responder a los incrementos de la demanda del último trimestre del año, determinando una razón válida para aumentar el inventario. No obstante, las empresas comercializadoras son las más vulnerables a la obsolescencia de la mercadería, cobrando mayor relevancia la gestión del inventario a partir del ciclo de vida, los obsoletos  funcionalmente son aún útiles pero con baja probabilidad de venta, es por ello que un incremento reflejaría una inadecuada interpretación de las herramientas de categorización. Los parámetros genéricos de administración de inventarios (rotación e inversión) condicionan los niveles de disponibilidad y frecuencia de abastecimiento, mientras que al descomponer el inventario en subcategorías se amplía el campo de acción para la toma de decisiones al considerar la función e importancia que estos tienen dentro de la cadena de abastecimiento, del área logística no depende la rotación, pero en ella recae la responsabilidad de concentrar y anticipar las variaciones propias de cada artículo, que determinan la estrategia a emplear para el correcto periodo y cantidad en el abastecimiento.

 

(*) El autor es Consultor Logístico Senior, investigador, docente en materias Logísticas y Speaker en Expo Logística Panamá 2012, Logistic Summit & Expo México 2013, Workshop Approlog – Universidad del Pacifico 2013.

 


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