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Herramientas que suman eficiencia

 |   21 de agosto del 2015

Las aplicaciones tecnológicas no pueden por sí solas resolver los problemas operativos de una gestión deficiente de stocks. Pero es indudable que una implementación de tecnologías de la información (IT) sobre procesos debidamente planificados a la medida de las necesidades concretas de una empresa, es capaz de lograr altos niveles de mejoras. En este sentido, también se vuelve importante una gestión eficiente de los recursos humanos que interactuarán con la tecnología.

Entrevista a Carlos Rivero Bianchi, CEO de GlobalTech, empresa dedicada al desarrollo de software y servicios de consultoría para logística.

 

Énfasis Logística: ¿Qué pasos debe seguir una empresa para planificar la implementación de un sistema de IT pensado para optimizar su gestión de stock?


Carlos Rivero Bianchi: El paso más importante que debe tomar una empresa que desea planificar una optimización en su gestión apoyándose en nuevo IT es posicionarse desde los nuevos procesos deseados y no desde el método de trabajo actual. Iniciar un nuevo proyecto requiere escapar de las interferencias o problemáticas propias de los procesos viciados, que responden a los usos y costumbres instauradas por la gente. Luego de entender que la visión de trabajo debe originarse desde los procedimientos deseados, los pasos sugeridos son:

 

1. Definir el equipo de trabajo correcto: Es clave generar un grupo de trabajo compuesto por profesionales que no solo conozcan la operación, sino que estén abiertos a nuevas ideas.
2. Realizar un relevamiento exhaustivo: Deben estudiarse en detalle las necesidades actuales de la empresa y las proyecciones futuras que requiera.
3. Estudiar experiencias similares en el mercado: A partir de experiencias de industrias similares, el grupo de trabajo debe considerar las mejores prácticas que puedan ser aplicadas, con el fin de acortar los procesos de aprendizaje.
4. Dimensionar el impacto en los Recursos Humanos: La incorporación de nueva tecnología puede generar fuertes efectos. Es importante pues dimensionar el impacto que originará la introducción de IT en la gente, a fin de evitar subestimarlo.
5. Análisis del rol del stock: Debe realizarse un análisis holístico de la situación, entendiendo que el stock es parte de un todo más grande. El IT debe permitir optimizar su gestión, pero sin perder de vista su integración con las otras áreas de la empresa.
6. Definir e implementar un plan de trabajo: Con el equipo adecuado y toda la información requerida, el paso final es la elaboración de un plan de trabajo realista, detallado y correctamente actualizado.

 

É. L: ¿Cómo es el proceso de relevamiento de las operaciones de la empresa para diseñar una solución a medida?


C. R. B: Las operaciones deben ser relevadas in-situ. Es crucial estudiar todos los picos y mesetas estacionales, a fin de comprender las situaciones de stress operativos, pero también de descubrir las oportunidades que se presentan cuando hay tiempos disponibles. Una vez que se posee un buen panorama del proceso actual se procede a diseñar un flujo de trabajo deseado, centrando el mismo en IT y las potenciales áreas de mejora que ofrece. Este flujo es sometido a una evaluación por todos los responsables de las áreas afectadas. El fin de este proceso es detectar los pros y contras del diseño sugerido, para arribar a un diseño robusto y funcional.


É. L: ¿Qué tiempos en promedio suele demandar la totalidad del proceso de implementación?

C. R. B: El tiempo para una implementación de IT es muy variable. Depende de una multiplicidad de factores. La dimensión del proyecto y la cantidad de áreas involucradas, por ejemplo, afectan fuertemente el tiempo requerido. El punto de partida desde donde se inicia la implementación también juega su rol. Por ejemplo, hay grandes diferencias entre empresas que hacen su primera adopción de tecnología y las que ya están en proceso de reemplazo de tecnología actual. En cualquier caso, desde el inicio de la implementación hasta que la tecnología esté en funcionamiento de manera óptima, es difícil pensar en algo menor a seis meses de trabajo.

 

É. L: ¿Qué niveles de optimización han relevado a partir de la puesta en marcha de los sistemas?


C. R. B:
Los niveles finales de optimización también son variables, ya que dependen de factores físicos, humanos y tecnológicos. Sin embargo, a grandes rasgos podemos afirmar que  las principales áreas que ven mejoras (en valores promedio) son:


• Productividad: Se ha detectado valores de hasta un 35% de incremento en la productividad operativa y de gestión de información. Este último punto merece un apartado especial: sin un buen sistema de gestión de stock darle al cliente la información requerida demanda mucho esfuerzo.
• Exactitud: Se reduce el error en los procesos a valores que tienden a ser nulos, según la tecnología implementada.
• Espacio: El aumento de espacio a partir de la optimización de las áreas de almacenamiento tiene como piso un 20% de incremento. Esta mejora surge en primera instancia de la reducción de “fragmentación” interna de las posiciones, o lo que se conoce como “almacenamiento de aire”.
• Trazabilidad: La trazabilidad puede llegar a ser del 100%. La trazabilidad es un valor imprescindible, por ejemplo, para industrias donde pueden ser requeridos procesos de recall.
• Velocidad: La velocidad operativa se ve mejorada en al menos un 25%.


Es fundamental entender que la tecnología por sí misma no es la solución a un problema. Implementar nueva tecnología no es sinónimo de mejorar la gestión del stock. Para hacer la diferencia en el resultado buscado se requiere de un adecuada utilización de la tecnología, aplicarla de la manera correcta y contar un equipo de trabajo comprometido a impulsar el cambio.

 

(*) Redacción Énfasis Logística Sudamérica.


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