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La importancia de saber medir

 |   6 de marzo del 2015

La implementación de nuevos sistemas de información se ha vuelto una necesidad creciente ante los procesos cada vez más complejos involucrados en la actividad logística. Hoy, las fuentes que brindan información constante sobre el desempeño en la gestión son la herramienta esencial con la que debe contar todo responsable y experto en el área.

En la logística actual contar con información precisa y en tiempo real resulta clave para asegurar que las actividades realizadas y el cumplimiento de sus objetivos colaboren en la concreción de la estrategia de la organización. Para conocer más sobre los sistemas informáticos de control, medición y gestión logística, le realizamos una entrevista al Ing. Maximiliano A. Gonzales de Persat Logística GPS.


Énfasis Logística: ¿Por qué una empresa debería medir su desempeño?


Maximiliano Gonzales:
Muchos directivos creen saber y conocer cómo funciona su negocio, pero deben preguntarse si realmente cuentan con información coherente, completa y estructurada de manera que puedan compararla, y si las fuentes que la proporcionan son confiables ya que la información de la que se disponga los guiará en la toma decisiones.

 

É.F: Entonces, ¿las funciones medir y controlar son importantes?


M.G:
En palabras sencillas, lo importante es “saber”, poder contar con información certera de qué es lo que pasa dentro de la propia empresa, ya que constituye la base para tomar buenas decisiones en la gestión y administración, decisiones que pueden llevar a ventajas competitivas.

 

É.L: ¿Sobre qué se debe tener conocimiento para lograr esas ventajas?


M.G:
Las variables a monitorear dependerán del rubro en el cual la empresa desempeñe sus actividades, no obstante, muchos habrán escuchado hablar del concepto de Cuadro de Mando Integral o más conocido como Tablero de Control. Para explicarlo de manera resumida, establece el monitoreo constante del funcionamiento de la organización desde perspectivas integradas, todas ellas con objetivos claramente definidos alineados al cumplimiento del plan estratégico general. Las perspectivas tendrán indicadores que permitirán medir y evaluar el desempeño en la empresa pudiendo reconocer las causas de los resultados y, a partir de ello, actuar en consecuencia buscando continuamente la mejora y diferenciación.


É.L: La pregunta que surge a partir de lo anterior es, ¿cómo se integra la logística con esta manera de llevar adelante la gestión empresarial? 


M.G:
Se puede afirmar de manera evidente que la correcta administración del desempeño logístico impacta significativamente en la economía de la organización. La logística se desarrolla a lo largo del proceso del producto o servicio y llevar un control sobre la misma permite la optimización de los recursos y los tiempos, que trae aparejada de manera directa la reducción de los costos, la satisfacción al clientes, entre otras.


É.L: Entonces podría decirse que la logística es una función clave…


M.G:
Sí, definitivamente. Es importante tener en consideración que las actividades logísticas son aquellas que se desarrollan entre el punto de origen y el punto de consumo, son el enlace entre la producción y los mercados, separados por el tiempo y la distancia. Poder contar con información precisa y llevar un control sobre ambos factores permitirá tomar decisiones claves para lograr la eficiencia en ese sector.


É.L: Más precisamente, ¿cuál sería la información necesaria para tomar decisiones en la gestión logística?

M.G: Algunos de los indicadores claves de transporte más importantes para la logística, que pueden proporcionarnos la información necesaria son: la recepción a tiempo, el tiempo de envío y entrega, los daño en el transporte, seguimiento del coste por unidad de transporte, costo operativo por conductor, entre otros.


É.L: ¿Qué ocurre cuando las empresas no disponen de tiempo ni de recursos humanos para ocuparse de la medición y control?


M.G:
Existen herramientas informáticas, como la que ofrece Persat, que procesan de manera inmediata infinidad de datos obtenidos de la geolocalización de los recursos, que luego transforman en información útil a través de reportes con gráficos de fácil interpretación y rápida lectura, y en definitiva, en conocimiento que sirve para tomar decisiones alineadas  a la estrategia de la organización. Así, la medición manual que requiere un seguimiento constante, con un sistema informático pasa a consumir un mínimo de tiempo de análisis en comparación al registro y control llevado a cabo por un individuo.

É.L: En los casos en que las empresas cuentan con servicios de distribución subcontratados, ¿sería posible llevar un control sobre su desempeño?


M.G:
Por supuesto, Persat-Movil ofrece una solución a esta dificultad que en la mayoría de las veces afecta a las pequeñas y medianas empresas que no disponen de recursos móviles propios. La geolocalización se realiza con los dispositivos móviles del personal, celulares y tablets.

 

É.L: De acuerdo a su experiencia, en relación con sus clientes ¿Qué debería tenerse en consideración cuando lo que se mide es el desempeño de las personas?


M.G:
Siempre se debe recordar que los indicadores se establecen con el fin de buscar la mejora continua en el desempeño evaluado, y no solo para obtener resultados. Cuando lo que se mide es el desempeño de los individuos, el mero hecho de sentirse “observado” tiende a modificar el comportamiento de las personas hacia un mejor desempeño de su labor, pero para que esto ocurra debe estar acompañado por incentivos y motivaciones por parte de los directivos o los encargados de analizar y valorar la información. Herramientas, como las de Persat, deben ser vistas como un instrumento de ayuda para que el individuo logre la meta propuesta, siempre racional y alcanzable, y no como un instrumento puramente de control.


É.L: En pocas palabras, ¿cuál sería la propuesta de estos sistemas?


M.G:
Mayormente, el desempeño de los individuos se mide en base a los resultados obtenidos al final de un periodo determinado, que puede ser por ejemplo, en el caso de un vendedor las ventas, notas de pedidos, la cantidad de potenciales clientes visitados o cobranzas realizadas, etc. Pero basarse solo en estos indicadores constituye un error puesto que no permiten señalar cuáles podrían ser las razones por las que el trabajo no está realizándose de manera óptima. Ante esta dificultad en Persat proponemos realizar un seguimiento constante del trabajo realizado fuera de la empresa para identificar los aspectos que podrían mejorarse.


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