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 |   28 de marzo del 2016

Un sistema efectivo de gestión de almacenes se comporta como un verdadero cerebro que, a partir de los grandes volúmenes de información derivados de las operaciones, administra y controla los movimientos de mercadería dentro de los depósitos de la forma más eficiente. Sin embargo existen muchas opciones de estos sistemas disponibles en el mercado y la clave es encontrar aquel que mejor se adapte a nuestras necesidades.

Suelo, en mis charlas y seminarios, trazar una analogía a la hora de explicar mi visión sobre una operación logística: Las operaciones se asemejan a un cuerpo humano; digo y rápidamente me esfuerzo en explicarlo para intentar calmar las expresiones en los rostros absortos. Identifico cinco pilares básicos sobre los cuales se deben soportar y en los que basa su correcto funcionamiento. 
UNA OPERACIÓN “VIVA”
Si bien el orden es aleatorio, comenzaré por la “Infraestructura”, entendiendo como tal a todas las herramientas necesarias para poder “almacenar y mover” nuestros productos. Asocio este recurso con el conjunto de huesos y músculos que posee nuestro organismo… emparentando al sistema óseo con las partes estáticas (edificios, racks, etc.) y a nuestra musculatura con aquellas relacionadas al movimiento (apiladores, vehículos, autoelevadores, etc.). El segundo elemento clave es el referido a “procesos”, los cuales están representados por nuestras funciones vitales, comer, dormir, respirar… son acciones que necesariamente debemos realizar para vivir, que tienen patrones establecidos en su esencia, pero que pueden adaptarse a diferentes situaciones. Podemos dormir más o menos dependiendo el día de la semana o de una situación extraordinaria, pero siempre es necesario dormir y siempre consistirá en cerrar los ojos y disparar una serie de acciones repetidas, ya sea que lo hagamos en nuestro sillón o en la cama.
El tercero es la “alineación”, hecho que se visualiza más claramente en lo que representa cada “eslabón” de la cadena de abastecimiento y su relación con el resto en la construcción de un todo. En nuestra analogía, lo veo representado por el vínculo entre los órganos vitales…  por ejemplo ese equilibrio perfecto entre la energía que el estómago extrae de los alimentos para nutrir la sangre, que se oxigena de los pulmones y potencia al corazón, en una ultra síntesis indigna de un tratado de anatomía. En cuarto lugar colocaría a la “métrica y el monitoreo”, en este caso representado por los controles periódicos que nos garantizan la buena salud o nos alertan sobre la falta de ella, por ejemplo los controles de presión arterial, colesterol y glucemia.

EL CEREBRO DE LA OPERACIÓN 
Dejé para el final y como disparador del tema que nos convoca a la “información”, a la que (usted ya lo estará imaginando) le reservo el privilegio de ser representada por el cerebro y el sistema nervioso central. 
Llegamos de esta manera al tema en cuestión: Los sistemas de información  para el gobierno de operaciones o lo que habitualmente llamamos WMS por sus siglas en inglés (Warehouse Managment System). Comenzaré agrupando estos sistemas en dos grandes categorías:
A- Aquellos que son “módulos componentes” de un sistema de administración general, comúnmente llamado ERP por sus siglas en inglés (Enterprise Resource Planing), en los cuales, así como existen módulos de administración de personal, contabilidad o producción, existe uno específico relacionado con la administración de stocks, pedidos, etc. Osea es parte componente de un sistema que integra las diferentes áreas de la compañía.
B- Aquellos que son un sistema en sí mismo, es decir fueron concebidos, diseñados y programados para la gestión de una operación logística.
Hecha esta diferenciación, intentaremos profundizar sobre las características habituales de cada uno de los grupos, a los fines de poder brindarle herramientas que le permitan tomar decisiones fundadas, si tuviese que elegir uno u otro camino.
GESTIÓN CON ERP
Existen infinidad de productos bajo el título de ERP, desde sistemas muy sofisticados, onerosos y mundialmente famosos, hasta desarrollos más humildes y menos conocidos. Más allá de lo que uno esté dispuesto a gastar (en este caso mucho no es sinónimo de mejor) la principal característica que yo observo en los módulos WMS de los ERP, es que están concebidos con un criterio “contable”. Me refiero a una característica muy común que consiste en plantear la compleja problemática de una operación, como la suma de varias “cuentas contables” con un debe, un haber y un saldo. El mejor síntoma de esto es cuándo aparecen stocks  “negativos”… en el mundo de los objetos (que al menos es el que vivimos a diario en los centros de distribución, las alternativas son: hay o no hay… ¡la “antimateria” no es opción!). Estos módulos planteados con este criterio probablemente nos lleven a aplicar una solución errada a un problema real.
Un segundo aspecto es que suelen ser un tanto estrictos. La falta de flexibilidad para adaptarse a diferentes tipos de operación, tiene como consecuencia que los procesos se adapten al sistema y no a la inversa, situación que a mi gusto es muy poco saludable. Suelo decir que la logística es como un traje a medida. Si bien la mayoría comparte los lineamientos generales, siempre es necesaria una pequeña adaptación. Todos los trajes tienen mangas, botones, solapas y bolsillos, pero no todos nos quedan siempre bien. Es necesario, tomar, acortar, o soltar una pinza, para que el calce sea perfecto y con las operaciones ocurre exactamente lo mismo. Si no tenemos al “sastre” a mano… difícilmente logremos una buena caída. 
Por el lado de los beneficios, lo destacable es que al manejarse dentro de un mismo entorno, se facilita muchísimo el acceso y la disponibilidad de las bases de datos. Está todo bajo el mismo “techo” lo que suele simplificar las cosas. Los orígenes de la información son los mismos y el entrecruzamiento de datos es más sencillo, lo que le suele brindar mayor rapidez y robustez a la información 
ESPECIALIZADOS DESDE SU CONCEPCIÓN
En el grupo de los WMS “puros” destacaría lo que a mi juicio suele ser una ventaja importante, y es que habitualmente estuvo presente la mano de especialista en el diseño de la arquitectura y el planteamiento conceptual. Son sistemas que al ser más específicos profundizan más en los recovecos de los procesos y están desarrollados con una sofisticación más refinada. Son más fáciles  de “customizar” y por ende de adaptarse a los modelos operativos predefinidos o pensados como óptimos. La contracara o principal amenaza está dada, bajo mi óptica, en la capacidad de desarrollo de las interfaces necesarias para “comunicarse” en los aspectos esenciales con los ERP. Estos sistemas no deben funcionar como “células aisladas” sino como parte componente de un todo, aunque a diferencia del primer grupo haya un intercambio de “datos” a través de las interfaces de información. Otro aspecto a tener en cuenta es la capacidad de soporte y la continuidad en el tiempo del servicio de mantenimiento, ya que puede ser una amenaza para el desarrollo normal de nuestra operación. Sea por un camino o por el otro, lo que siempre recomiendo es dedicarle la atención e inversión que el tema se merece. Solemos ser estrictos al centavo con las conciliaciones bancarias, no permitimos diferencias y los centavos se cuentan al detalle… para esto no dudamos en invertir cuando se trata de sistemas contables o de administración, sin embargo no actuamos de la misma forma cuando se refiere al manejo de stocks y las diferencias de inventario. Le digo a menudo a mis clientes textiles… ¿si en lugar de tener prendas, tuvieses la cantidad de billetes equivalentes al costo del producto colgado de las perchas… le darías el mismo cuidado y dejarías el área para que se administre con una planilla de cálculo? No hace falta que le aclare cuál es  la respuesta.
EL NECESARIO ASESORAMIENTO
  
Considero que no existen recetas ni fórmulas exactas que nos permitan tomar una decisión en uno u otro sentido, lo que sí considero importante antes de elegir es contar con la mirada objetiva de un especialista que seguramente nos hará ahorrar mucho dinero ante una decisión mal tomada y, por sobre todo, resaltar la necesidad de apoyarse en un sistema sólido y seguro que nos de la tranquilidad de saber que nuestro patrimonio está bien cuidado.
(*) El autor es Director de WDPConsulting – (Consultora especializada en logística para PYMES); Socio en Ariane Soluciones – (WMS y Sistemas de soporte para operaciones); Conferencista y Capacitador en temas de logística. 
 

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